Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

De aansluiting tot het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform is verplicht voor gemeente. Er dient hiervoor een protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap justitie en handhaving en gemeente in het kader van de toegang tot het Vlaamse Handhavingsprotocol ondertekend te worden. Het college van burgemeester en schepenen is principieel akkoord met deze aansluiting. 

Regelgeving

Decreet Lokaal Bestuur;

 

Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008; 

 

De wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018; 

 

Het ontwerp van het algemene implementatiedecreet werd op 26 mei 2023 voor de tweede maal principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering;

Kaderdecreet Vlaamse Handhaving (KVH) van 14 juli 2023; 

 

Gelet op het gunstig advies van de DPO (Data Protection Officer), Filip Haesen, dat op 28/11/2023 werd bezorgd; 

Reeds genomen beslissing : 

• Collegebeslissing van 04/12/2023 betreffende de aansluiting van het Vlaamse Handhavingsplatform; 

Feiten en context

Overwegende dat het Vlaamse Handhavingsplatform (VHP) als doel heeft om alle informatie rond handhaving te centraliseren, uniform, real-time en beveiligd ter beschikking te stellen aan alle betrokken autoriteiten en instanties;

Overwegende dat de aansluiting gefaseerd zal gebeuren waardoor dit een aantal verplichtingen met zich meebrengt;

Overwegende dat alle proces-verbalen, verslagen van vaststelling en documenten m.b.t. de bestuurlijke sanctieprocedure in het platform digitaal dienen ingevoerd te worden waardoor ook de communicatie naar de belanghebbenden over deze documenten (kennisgeving) via het platform dient te gebeuren; 

Overwegende dat de datum vanaf wanneer deze verplichting geldt zal worden bepaald via een uitvoeringsbesluit. De verplichting wordt van kracht op 25 maart 2024 voor de decreten inzake VCRO (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening) en/of DABM (Decreet Algemene Bepalingen Milieu). Vanaf deze datum moeten de vermelde documenten digitaal worden opgesteld, ondertekend met e-ID, en vervolgens ingegeven worden in het VHP, dat zal instaan voor de kennisgeving ervan aan de bestemmelingen.   

Overwegende dat een organisatie kan aansluiten op 2 manieren op het platform : 

1. Dossieropvolgingssysteem wordt gekoppeld aan het VHP waardoor informatie automatisch doorstroomt.

2. Verbalisanten voeren rechtstreeks hun dossiers in in het VHP via een 'user interface'. De methode is geschikt wanneer er geen eigen open dossieropvolgingssysteem is en/of er een laag dossiervolume te verwerken is;

Overwegende dat iedere verbalisant die PV's of verslagen van vaststelling maakt onder het VCRO of DABM decreet wordt verwacht op 2 sessies voor 25 maart 2024 (1 infosessie en 1 trainingssessie). 

Overwegende dat het gebruik van het VHP een aantal belangrijke voordelen met zich mee brengt :

• Alle PV’s van lokale besturen, inspectiediensten en politie komen real-time in het VHP terecht, meteen bij de juiste personen. Het ontwerp BVR voorziet dat de PV’s van collega’s binnen hetzelfde beleidsdomein zullen kunnen geraadpleegd worden, ongeacht het grondgebied.
• Verbalisanten zullen in de toekomst een notificatie krijgen wanneer de beboetingsinstantie een sanctie oplegt n.a.v. hun PV’s en verslagen van vaststelling, en blijven zo op de hoogte van het gevolg dat eraan gegeven wordt. 
• Ook de kennisgeving naar de belanghebbenden (bijvoorbeeld de overtreder, het parket, de boetingsinstantie), die vandaag veelal manueel gebeurt, zal door het platform uitgevoerd kunnen worden en daarmee een efficiëntiewinst opleveren.  Burgers bijvoorbeeld zullen hun PV kunnen ontvangen via e-box, indien zij deze activeerden, of anders via de post, door de Magda Documentendienst van de Vlaamse Overheid. Burgers en ondernemingen zullen hun sanctiedossier kunnen raadplegen via respectievelijk Mijn Burgerprofiel en E-Loket. 
• Tot slot worden de ingegeven documenten beveiligd bewaard gedurende hun volledige levensduur.