In navolging van de reeds opgemaakte behoeftestudie door Haviland met betrekking tot de bibliotheek, gelegen te Trapstraat 7, 1674 Pepingen, kan de gemeenteraad overgaan tot de behandeling van de opdracht projectregie.
De opdracht bij de uitvoering van de projectregie bestaat uit vier luiken:
1) Projectbeheer: de studie en bouwopvolging van het project
2) De veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking
3) Uitvoering geven aan de EPB-verplichtingen (Energieprestatie en Binnenklimaat)
4) Andere prestaties – Projectgebonden.
Onderhavige overeenkomst heeft tot doel de voorwaarden en modaliteiten van de samenwerking vast te leggen.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van Haviland zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019;
Gelet op de reeds genomen beslissingen:
- De beslissing van het schepencollege van 20 april 2020 betreffende het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en Haviland Intercommunale IgSv (verder: “Haviland”) met betrekking tot een dienstverlening behoeftestudie voor bibliotheek, inhouse opdracht. Goedkeuring.
- De beslissing van het schepencollege van 13 juli 2020 betreffende addendum aan de samenwerkingsovereenkomst dienstverlening behoeftestudie bibliotheek, Trapstraat 7, 1674 Pepingen tussen de gemeente Pepingen en Haviland van 25 mei 2020 met een behoeftestudie voor het gemeentehuis.
- De beslissing van het schepencollege van 26 mei 2021 betreffende de behandeling van de vraag van de chiroleiding om het chirolokaal, gelegen in de Schoolstraat te 1673 Pepingen, aan te passen;
- De beslissing van het schepencollege van 21 juni 2021 betreffende de behandeling van de resultaten van de behoeftestudie bibliotheek, opgemaakt door Haviland;
- De beslissing van het schepencollege van 14 juni 2021 betreffende het voorstel om de samenwerkingsovereenkomst met Haviland voor de opdracht projectregie bibliotheek ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad;
Overwegende dat overeenkomstig artikel 4 van haar statuten Haviland tot doel heeft haar deelnemers bij te staan bij de uitvoering van hun taken door het verlenen van ondersteunende diensten, door de samenwerking tussen de gemeenten te bevorderen en door de ontwikkelingsinitiatieven in het belang van de groep van de aangesloten gemeenten en de regio ervan te nemen en/of te bestendigen binnen bepaalde beleidsdomeinen, waaronder openbare werken en projecten;
Gelet op de mogelijkheid van Haviland om, conform hogervermelde statuten, diensten te leveren in het belang van de aangesloten gemeenten, dit onder meer inzake openbare werken en de technische en administratieve begeleiding bij projecten;
Overwegende dat de gemeente Pepingen als deelnemer van de dienstverlenende vereniging Haviland in de mogelijkheid is om een beroep te doen op deze diensten van de vereniging;
Overwegende dat de toewijzing van de opdracht door de gemeente aan Haviland niet onderworpen is aan de wetgeving overheidsopdrachten, op grond van de in-house-vrijstelling overeenkomstig artikel 30 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
Overwegende dat op eventuele in opdracht van Haviland als aanbestedende overheid door derden uit te voeren leveringen, diensten of werken de wetgeving overheidsopdrachten wel onverkort van toepassing is, dit zowel wat betreft de plaatsing als de uitvoering van de opdracht;
Overwegende dat Haviland omwille van jarenlange ervaring in de begeleiding van de bouw van openbare gebouwen en haar technische expertise binnen het personeelsbestand de gemeente het best kan bijstaan in de behoeftestudie met betrekking tot dit project;
Overwegende dat het schepencollege het dan ook aangewezen acht om voornoemde diensten toe te kennen aan Haviland overeenkomstig de modaliteiten zoals beschreven in de als bijlage toegevoegde overeenkomst, dit gelet op de expertise van Haviland op dit terrein;
Overwegende dat de kredieten deels voorzien zijn in de meerjarenplanning onder de sleutel :
PACT-16-0703-2140007/CBS/IP-VT Plannen en studies – activa in aanbouw – renovatie bibliotheek
- Vandaag beschikbaar krediet: 2020: €15.000 - €2.800,94 overgedragen via de rekening naar 2021.
2021: €50.000
Totaal: €65.000 - vastleggingen van €10.769 voor de behoeftestudie = €48.277,96.
- Raming van de opdracht na de behoeftestudie: € 78.342 excl. B.T.W.+ €16.451,82 (21%B.T.W.) = €94.793,82 incl.B.T.W.
- Huidig tekort voor de SIU: €94.793,82 - €48.277,96=€46.515,86.
-PACT-16-0703-00-2210207/CBS/IP-VT - Gemeenten-gem.goed-renovatie-Activa in aanbouw-Renovatie bibliotheek
- Vandaag beschikbaar krediet: 2021: €0
2022: €250.000
2023: €300.000
€550.000
- Raming werken na de behoeftestudie: € 460.181 excl. B.T.W.+ €96.638,01 (21%B.T.W.) = €556.819,01 incl.B.T.W.
- Huidig tekort voor de WIU: €550.000-556.819,01= €6.819,01
In het financieel meerjarenplan dient bijkomend krediet voorzien te worden en tevens dient de studiekosten in het dienstjaar 2021 voorzien te worden.
Artikel 1:
De gemeenteraad geeft opdracht aan Haviland voor het uitvoeren van de opdracht dienstverlening projectregie bibliotheek, overeenkomstig bijgevoegde overeenkomst, en keurt de samenwerkingsovereenkomst dienstverlening projectregie bibliotheek in bijlage 1 goed.
Art.2: De gemeenteraad gelast het college met de uitvoering van het besluit, en zal in het meerjarenplan de nodige budgetten voorzien bij de eerstvolgende wijzing indien dit niet mogelijk is via een interne kredietverschuiving.