Studiebureau Sweco heeft de opdracht bestaande uit het gedetailleerd uitwerken van de tracés en/of knelpunten inzake "de aanleg van fietspaden langsheen de Molenstraat, de Molenhofstraat, Heikruisesteenweg en de Hondzochtstraat uitgewerkt en op 21-01-2022 werd de unieke verantwoordingsnota en de voorontwerpen overgemaakt..
Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, artikelen 56 en 57;
De wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen;
De wet van 29.07.1991 betreffende de openbaarheid van bestuur;
Het Bestuursdecreet van 07.12.2018, titel II, hoofdstuk 3;
De wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten;
Het KB plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18.04.2017;
Het KB van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd;
De wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd;
Het provinciaal reglement voor het toekennen van subsidies voor de aanleg en herinrichting van fietsinfrastructuur op het Bovenlokaal Functioneel Fietsroutenetwerk (BFF - fietsfonds) en het vademecum voor fietsinfrastructuur.
Reeds genomen beslissingen:
- Het besluit van de gemeenteraad van 23 juni 2020 tot goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en plaatsingsprocedure (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking) voor het aanstellen van een ontwerper voor de aanleg van een fietspad in de Molenstraat, Molenhofstraat en Hondzochtstraat.
- Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 29 juni 2020 betreffende het starten van de plaatsingsprocedure voor het aanstellen van een ontwerper voor de aanleg van een fietspad in de Molenstraat, Molenhofstraat en Hondzochtstraat.
- Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 september 2020 tot aanstellen van studiebureau Sweco als ontwerp voor het fietspad in de Molenstraat, Molenhofstraat en Hondzochtstraat.
- Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 september 2020 betreffende Relanceplan Vlaamse-Veerkracht ondersteunt lokale fietsinfrastructuur.
- Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 28 februari 2022 betreffende het fietspadenproject Molenstraat, Molenhofstraat, Heikruisesteenweg en Hondzochtstraatbeslissing. Unieke verantwoordingsnota - Voorontwerpen. Beslissing.
Op 6 januari 2022 vond er een projectstuurgroep plaats. De plannen werden aangepast aan de opmerkingen die geformuleerd werden tijdens de projectstuurgroep. De aangepaste plannen en de voorontwerpraming werden bezorgd op 21 januari 2022. Sweco vraagt voor een goedkeuring van deze plannen en/of opmerkingen en bezwaren hierop over te maken.
De leden van de projectstuurgroep hebben zich akkoord verklaard:
- de provincie Vlaams-Brabant op 15/02/2022;
- Departement Mobiliteit en Openbare werken op 21/01/2022;
- De Lijn op 04/02/2022.
- Het Departement Landbouw en Visserij op 16/02/2022.
Voorontwerpraming
Het fietspadendossier wordt geraamd op 2 841 359,03 euro excl. BTW, waarvan het aandeel van de provincie wordt geraamd op 2 137 658,43 euro en het aandeel van de gemeente op 703 700,60 euro.
Hierbij komen nog de studiekosten van het bureau, welke geraamd worden op 226.888,20 euro excl.BTW voor de 3 trajecten (aan 7,98520%) plus studiekosten veiligheidsplan, €11.933,71 excl.BTW. De kostprijs van de eventuele grondonderzoek en de bedragen van de studie- en onteigeningsdossier zijn nog niet gekend.
Evolutie dossier:
Vertrekpunt: Kostprijsraming mail Haviland van 12/11/2019: WIU: per lopende meter €250 - SIU 7%. De werken houden het volgende in:
- de verharde wegbermen en trottoirbanden breken.
- een fietspad aanleggen tussen 2 gebetonneerde trottoirbanden .
- de verharding - op een drainerende onderfundering - in rood asfalt.
Overzicht straten en lengte:
- Molenstraat – deelgemeente Bogaarden : 954 meter x €250/m = €238.500 excl.btw.
- Molenhofstraat – deelgemeente Heikruis: 545 meter x €250/m = €136.250
- Hondzochtstraat – deelgemeente Bellingen: 812 meter x €250/m = €203.000
Huidig dossier:
Onderstaand de lengtes van de straatsegmenten:
Voor het deel van de Molenhofstraat – Heikruisesteenweg waar reeds fietspaden aanwezig zijn (=1.5 km) komt de raming afgerond op € 985.000 waarvan de Provincie afgerond € 800.000 subsidies geeft. (excl de onteigeningen die moeten uitgevoerd worden hiervoor). De provincie vraagt om deze fietspaden te hernieuwen en toe te voegen aan het dossier.
Wat door de provincie gevraagd wordt om subsidies te verkrijgen:
Eigenlijk komt het erop neer dat de provincie een projectnota wil waar conforme fietsinfrastructuur over de gehele zone is opgenomen en geen nota aanvaard waardoor er delen niet-conforme fietspaden blijven liggen. Vanuit het oogpunt van comfort en veiligheid van de fietser geredeneerd is dit te begrijpen.
De opdracht werd in de markt gezet middels een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op basis van het niet bereiken van de drempel van 139.000 Euro en werd reeds gegund. Nu blijkt er een zeer groot verschil te zijn tussen de raming en de op heden gekende kost: 50.000 euro vs 226.888 euro.
Bij analyse van de stukken met betrekking tot de raming blijkt dat de overschrijding van de raming alles te maken heeft met de bijkomende eisen van de provincie inzake het verkrijgen van de subsidies. Het aantal meters is aanzienlijk gestegen en de bestaande fietspaden moeten opgewaardeerd worden.
Beschikbaar budget in het meerjarenplan en gekozen gunningswijze
Er is onvoldoende budget beschikbaar om de drie trajecten te financieren (beschikbare budgetten bij financieel advies/ visum).
De gekozen gunningswijze kan niet toegepast worden voor een dossier van deze omvang, de drempel voor de studiekost bedroeg 139.000 euro op het moment van de gunning.
In principe geldt de drempel uit artikel 42, §1, 1°, a) bij de gunning van de opdracht. Als de goed te keuren uitgave zonder btw lager is dan het drempelbedrag kan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toegepast worden als plaatsingsprocedure. Als er dan tijdens de uitvoering van de opdracht zaken wijzigen en dit drempelbedrag zou overschreden worden, heeft dit geen invloed meer op al dan niet toegelaten toepasbaarheid van de onderhandelingsprocedure als plaatsingsprocedure. De wijzigingen moeten uiteraard kaderen binnen het KB Uitvoering en de raming moet ook deugdelijk en met de nodige zorgvuldigheid opgesteld zijn.
Bij de gunning op basis van een percentage van de uitvoeringskost is het moeilijk om het opdrachtbedrag exacte te bepalen/ramen.
Gezien het grote verschil tussen de raming en de nu gekende kost (50.000 euro vs 226.888 euro), lijkt hier op zijn minst een onderzoek nodig over hoe de kost zo hoog is geworden. Werd de raming bij de opstart van de procedure serieus onderschat, zelfde redenering voor het gunningbedrag? Zijn er extra’s toegevoegd aan het plan die de prijs hebben doen stijgen en die eigenlijk niet tot de opdracht hoorden? Is er een uitbreiding gebeurd (die wel of niet kan kaderen binnen het KB Uitvoering)?
Er moet bij een overheidsopdracht altijd rekening gehouden worden met de beginselen van de overheidsopdrachtenregelgeving, zijnde gelijkheid, niet-discriminatie, transparantie en proportionaliteitsbeginsel, maar ook mag men de regelgeving niet omzeilen of de mededinging kunstmatig beperken.
De opdracht verkleinen of inperken kan enkel in de gevallen zoals voorzien in het KB Uitvoering of indien dit voorzien werd in het bestek, .
Dit betekent dat er bepaalde keuzes moeten gemaakt worden. De opdracht bevindt zich in de fase van de uitvoering en hier gelden de regels van het KB Uitvoering van 2013.
1. Een einde stellen aan de opdracht met Sweco Belgium, maar de gepresteerde deelopdrachten betalen. Sweco Belgium is akkoord om de overeenkomst te verbreken in onderling overleg en zonder verdere consequenties voor de ene dan wel de andere partij op voorwaarde dat het voorontwerp tbv. €79.410,87 wordt afgerekend en de kostprijs van een deel van de forfaitaire schijf voor het doorlopen van de subsidieprocedure, €14.685 (bedragen zonder B.T.W.) - Mail van 14-2-2022.
2. Een deel (66% of 2/3) van de kostprijs voor het opmaken van de unieke verantwoordingsnota (vereist voor het subsidiedossier) (66% van €22.250= €14.685 + €3.083,85 (21% B.T.W )= €17.768,85 en het voorontwerp voor de drie trajecten (35% van de totale kostprijs van €2.841.359,03 = €79.410,87 + €16.676,2827=€96.087,1527) wordt betaald aan het studiebureau, na goedkeuring door de gemeenteraad. Totaal: maximum €113.856,003 B.T.W inclusief.
De aanvullende opdrachten, noodzakelijk om een gunstig advies te krijgen van de provincie voor het subsidiedossier en de kostprijsramingen, zijn terug te vinden in de unieke verantwoordingsnota.
3. Er wordt een nieuwe prijsvraag georganiseerd voor het aanstellen van een studiebureau voor het opmaken van het ontwerp en het vervolg van het dossier, op basis van de unieke verantwoordingsnota en het voorontwerp opgemaakt door Sweco Belgium.
4. Er wordt gekozen om gefaseerd te werken, wat de realisatie betreft van de drie projecten opgenomen in de verantwoordingsnota.
3. Er wordt een keuze gemaakt tussen de drie trajecten, welk traject in eerste, tweede en derde fase verder uitgevoerd zal worden.
Subsidiebesluit provincie Vlaams-Brabant
“De werken moeten binnen de 5 jaar na de subsidieaanvraag (en uitbetaling eerste schijf) uitgevoerd zijn opdat de 2de schijf nog uitbetaald zou worden.
Er is geen concrete limiet voor periode tussen consensus projectnota en toekenning subsidie. Wel is het zo dat wanneer de provincie aanvragen ontvangen voor projecten waarvan het ontwerp reeds gedateerd is en niet langer aan de actuele inzichten en ontwerpeisen voldoet, ze een actualisatie vragen.
Het project kan in verschillende uitvoeringsfasen (en dus subsidiefasen) worden opgesplitst maar als het nu al duidelijk is dat de laatste fase pas over 10 jaar gerealiseerd zal worden, dan zal de provincie in het subsidiebesluit opnemen dat zij het recht behouden om voor de latere fases een actualisatie als voorwaarde te stellen voor toekenning subsidie.”
Er werd nog geen subsidieaanvraag ingediend.
Visum
Er werd een visum (2020-LK22) verleend op 21 augustus 2020 - €58.758,85 incl.BTW.
Mail van de financieel directeur van 24/02/2022: Een nieuw visum is niet nodig, ondanks dat het te betalen bedrag hoger is.
Een visum is voorafgaand aan de gunning, en die is reeds gebeurd. In dit stadium van de opdracht kun je geen visum opmaken.
Er dient wel een verschuiving van budget te gebeuren, zodat er voldoende krediet is om de uitgave te financieren.
Dan kunnen we het uitgavebedrag van in het bestaande visum verhogen.
Beschikbare budgetten per jaar voor SIU en WIU
| 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | ||||||
| PACT-4 | 0200-00 | 150000 | Investeringssubsidies |
IP-V | Invest subs en -schenk in kap - Fietspad Molenstr, Molenhofstr en Hondzochtstr |
€ 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | € 164.560,00 | € 164.560,00 |
| PACT-4 | 0200-00 | 2240007 | Wegen Activa in aanbouw |
IP-V | Wegen - Activa in aanbouw - Fietspad Molenstr, Molenhofstr en Hondzochtst |
€ 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | € 235.000,00 | € 205.000,00 |
| PACT-4 | 0200-00 | 2241007 | Wegen - studie Activa in aanbouw |
IP- | Wegen - studie - Activa in aanb - Fietspad Molenstr, Molenhofstr en Hondzochtstr |
€ 0,00 | € 114.000,00 interne BV |
€ 35.000,00 | € 0,00 | € 0,00 |
De verbrekingsvergoeding te betalen aan Sweco Belgium bedraagt €113.856,003 BTW inclusief.
Tevens werd er een interne budgetverschuiving goedgekeurd door het schepencollege in zitting van 28/2/2022, zodat er voldoende budget beschikbaar is om de verbrekingsvergoeding te betalen, namelijk de volgende budgetsleutel wordt verminderd met €79.000:
ACT-32-0200-00/2240007-IP-O - Wegen - Activa in aanbouw - Algemene werken wegen en voetpaden: €191.000 + €78.000 overdracht van het dienstjaar 2021.
Tevens dient er opnieuw krediet voorzien te worden, voor de gunning van de nieuwe studieopdracht, voor het project dat in een eerste fase zal uitgevoerd worden.
Wanneer we vertrekken van de geraamde kostprijsraming van Sweco (7,98520%) per project, verminderd me 35% omdat het voorontwerp al gemaakt is, wordt de studiekost per project geraamd als volgt:
1. Molenstraat en centrum Bogaarden:€58.201,1473 + €244,4448 (veiligheidscoördinatie (0,42%)=€58.445,5921+€12.273,5743 (21 %B.T.W.)=€70.719,1664 incl.B.T.W.
2. Molenhofstaat en Heikruisesteenweg:€68.074,461+€285,9127 (veiligheidscoördinatie (0,42%)=€68.360,3737+€14.355,6783 (21% B.T.W.)=€82.716,052 incl.B.T.W.
3. Hondzochtstraat:€21.201,7153+€89,047 (veiligheidscoördinatie (0,42%)=€21.290,7625+€4.471,0601 (21% B.T.W.)=€25.761,8226 incl.B.T.W.
De kostprijs voor de eventuele onteigeningen, andere studiekosten is nog niet gekend.
Artikel 1:De Unieke Verantwoordingsnota en voorontwerpen fietspad Molenstraat, Molenhofstraat en Heikruisesteenweg opgemaakt door Sweco Belgium worden goedgekeurd.
Artikel 2: Akkoord om de overeenkomst tussen de gemeente Pepingen en Sweco Belgium bv met wederzijdse toestemming te verbreken en het betalen van de geleverde prestaties, namelijk de studie van:
- het voorontwerp: €79.410,87 (excl. B.T.W)
- 2/3 of 66% van de de forfaitaire schijf voor het doorlopen van de subsidieprocedure, namelijk: €14.685 (excl. B.T.W);
Artikel 3: Principieel akkoord om een nieuwe studieopdracht te starten voor de realisatie van het project fietspaden Molenhofstaat en Heikruisesteenweg, conform de unieke verantwoordingsnota. De twee andere fietspadenprojecten, Molenstraat en centrum Bogaarden en Hondzochtstraat, worden voorlopig niet verder uitgewerkt.
Artikel 4: Na goedkeuring van de unieke verkenningsnota en de voorontwerpplannen van de fietspadenprojecten door de gemeenteraad, zal deze nota als basis dienen voor het participatiemoment met de inwoners en de eventuele bijsturing van de ontwerpplannen.