Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat elk lokaal bestuur een organisatiebeheersingssysteem ontwikkelt en implementeert in de werking. Er wordt een algemeen kader vastgelegd dat door de gemeente- en OCMW-raad wordt vastgesteld.
Interne controle is niet nieuw. Gemeente en OCMW hebben in het verleden hieraan gewerkt. Het kader werd toen vastgelegd in 2014 (gemeenteraadsbeslissing van 24 juni 2014 en OCMW-raadsbeslissing van 15 september 2014)) en de laatste beslissingen dateren van 2018. De inkanteling heeft veel verschuivingen teweeg gebracht zodat het kader van 2014 dient herwerkt te worden en aangepast aan de huidige inzichten en regelgeving.
Bevoegdheid: art. 78 decreet lokaal bestuur
Wettelijke kader decreet lokaal bestuur :
Artikel 217 - Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Artikel 218 - Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Artikel 219 - Het OBS wordt vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het MAT. Het algemeen kader wordt goedgekeurd door de gemeenteraad.
Vlaamse overheid - leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
Het organisatiebeheersingssysteem, met als doel het beperken van de risico's verbonden aan de diensten en de organisatie, bestaat uit:
* het kader: licht het model, aanpak, de periodiciteit en de rapportering toe
* risicoanalyse op dienstniveau (spoor 1) op basis van 8 risicotypes
* zelfevaluatie op organisatieniveau (spoor 2) op basis van 6 thema's uit de 'leidraad organisatiebeheersing' van Vlaanderen
* actieplan met timing (GANTT 2023)
Dit dossier werd opgemaakt op basis van een overlegfase met de diensten en het MAT, begeleid door de externe consultant Q&A. Het MAT keurde het dossier goed tijdens de vergadering van 11/08/2023. De algemeen directeur heeft het organisatiebeheersingssysteem vastgesteld op 16/08/2023.
Het kader dient aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd te worden. In deze context is de rapportering en opvolging belangrijk:
- jaarlijks: MAT-vergadering over organisatiebeheersing. Per kwartaal wordt het dossier geagendeerd op het MAT om de voortgang van de acties te evalueren.
- jaarlijks MAT - CBS / VB over organisatiebeheersing
- uiterlijk op 30/06 rapportage over OB aan CBS / VB en Raad : aangeven welke maatregelen zijn uitgevoerd
- met de opmaak van het meerjarenplan wordt de risico-analyse en zelfevaluatie geactualiseerd.
Artikel 1: De OCMW-raad keurt het kader, opgenomen als onderdeel van het organisatiebeheersingssysteem, goed. Het organisatiebeheersingssysteem is bijgevoegd aan deze beslissing onder bijlage 1- GR230926 kader en risicoanalyse.
Artikel 2: De OCMW-raad neemt kennis van het actieplan voor de volgende periode, opgenomen onder bijlage 2- GR230926 GANTT (situatie 30/06/2023).