In uitvoering van de opdracht projectregie verbouwingswerken bibliotheek, gelegen te Trapstraat 7, 1674 Pepingen, werd een samenwerkingsovereenkomst en een addendum "dienstverlening" afgesloten met de intercommunale Haviland. Het Bestuur wenst deze stop te zetten.
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid
artikel 36;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op de reeds genomen beslissingen:
De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende: "Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing SITE BIBLIOTHEEK & CC Bellingen’ - Voorontwerpstudie - Raming. Principebeslissing.
De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende:" Studieopdracht deelopdracht "Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" en deelopdracht "Uitbreiding chirolokaal en gefaseerde reconversie verbindingsnieuwbouw site bibliotheek en CC Bellingen". Kostprijsraming - Interne budgetverschuiving. Aanpassing beslissing van 17 april 2023. Beslissing.
Overwegende dat de ontwerpopdracht voor de opdracht “Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing SITE BIBLIOTHEEK” werd gegund aan Peynsaertarchitecten bvba, Termurenlaan 21 te 9320 Erembodegem;
Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek met nr. 10583/115000/AANN werd opgesteld door de ontwerper, Peynsaertarchitecten bvba, Termurenlaan 21 te 9320 Erembodegem;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 1.490.642,75 € excl. btw of 1.803.677,73 € incl. 21% btw;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 13 februari 2024 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de openbare procedure;
Gelet op de aankondiging van de opdracht in dossier 789587, gepubliceerd op nationaal niveau op 24 oktober 2024;
Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 25 november 2024 om 11.00 uur dienden te bereiken;
Overwegende dat de verbintenistermijn van 180 kalenderdagen eindigt op 24 mei 2025;
Overwegende dat 1 offerte ontvangen werd van PHENIX GROUP, Rue Ilya Prigogine 9 te 1480 Tubize (1.769.258,00 € excl. btw of 2.140.802,18 € incl. 21% btw);
Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 29 november 2024 opgesteld door de ontwerper, Peynsaertarchitecten bvba, Termurenlaan 21 te 9320 Erembodegem;
Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 30 december 2024 betreffende goedkeuring van het verslag van nazicht;
Overwegende dat de teamleader GBW & Infra van Intercommunale Haviland op 12/03/2025 een schrijven heeft ontvangen van Phenix Group waarin aangegeven wordt dat Phenix Group wenst af te zien van haar destijds ingediende prijsofferte/inschrijving. Dit schrijven werd overgemaakt aan het lokaal bestuur Pepingen op 17/03/2025.
Overwegende de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 december 2025 om de plaatsingsprocedure voor de werken stop te zetten;
Overwegende de budgettaire beperkingen in de meerjarenplanning;
Op voorstel van het schepencollege dd. 8 december 2025;
Afrekening Haviland en Peynsaert architecten (zie bijlage "Bibliotheek_afrekening Haviland en Peynsaert Architecten_raming")
Openstaand ereloon Architect Peynsaert geraamd op een bedrag van 24.731,66 incl. 21% btw / er is geen geen schadebeding bij voortijdige beëindiging opgenomen in de overeenkomst
Openstaand ereloon Haviland geraamd op een bedrag van 0,- / schadebeding geraamd op een bedrag van 5.272,80 incl. 21% BTW
Visum financieel directeur:
- Afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en HAVILAND intercommunale IgSv (verder: ”Haviland”) met betrekking tot een de dienstverlening projectregie voor de bibliotheek van 13/7/2021 nr 2021-LK17.
- aanstelling architect van 1/2/2023 nummer 2023-LK3 .
Budget
De volgende kredieten voor deze opdracht zijn voorzien in de meerjarenplanning:
- PACT-16/0703-00/2140007/GEMEENTE/GR-IP-VT - Plannen en studies - Activa in aanbouw aanpassingswerken bib + CC Bellingen
- PACT-16/0703-00/2210007/GEMEENTE/GR-IP-VT - Gebouwen-gemeensch goed - Activa in aanbouw aanpassingswerken bib + CC Bellingen
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de stopzetting inzake de samenwerkingsovereenkomst "dienstverlening" projectregie bibliotheek en zijn addendum met de intercommunale Haviland goed.
Artikel 2: Vrijgave van de volledige waarborg gesteld door Peynsaert architecten in het kader van de uitvoering van de opdracht.