Het college kan op eigen verantwoordelijkheid viseren wanneer de financieel directeur weigert om een visum te verlenen aan een voorgenomen verbintenis. De verbintenis kan pas worden aangegaan nadat de gemeenteraad heeft kunnen kennisnemen van de motivering van het college, en van de motivering van de financieel directeur het visum te weigeren.
Het college beslist tevens op eigen verantwoordelijkheid het bevel tot betaling te verlenen, hetgeen eveneens pas kan uitgevoerd worden na kennisname door de gemeenteraad.
In het dossier renovatie kerkmuur Beert werd een weigering van het visum door de financieel directeur gegeven. Hierdoor heeft het college in de zitting van 22/10/2024 beslist om op eigen verantwoordelijkheid te viseren.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40-41, 266-267, 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 85, betreffende het stopzetten of herbeginnen van de plaatsingsprocedure;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;
Reeds genomen beslissingen:
Overwegende dat in het kader van de opdracht “Renovatie kerkmuur Beert” een bestek met nr. 2024-163 werd opgesteld door de Technische Dienst;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 100.000,00 excl. btw of € 121.000,00 incl. 21% btw;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 27 juni 2024 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 17 juli 2024 betreffende het starten van de plaatsingsprocedure waarin beslist werd om volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:
- PHENIX GROUP BVBA, Ninoofsesteenweg 125 te 1670 Pepingen;
- Outdoor concept, Rattendaal 23 te 1600 Sint-Pieters-Leeuw;
- Schoukens BVBA, Bergensesteenweg 753 te 1502 Halle;
Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 13 augustus 2024 om 10.30 uur dienden te bereiken;
Overwegende dat de verbintenistermijn van 90 kalenderdagen eindigt op 11 november 2024;
Overwegende dat 1 offerte ontvangen werd van PHENIX GROUP BVBA, Ninoofsesteenweg 125 te 1670 Pepingen (€ 84.666,73 excl. btw of € 89.746,73 incl. btw);
Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 9 september 2024 betreffende de goedkeuring van de interne budgetverschuiving.
Gelet op het feit dat in het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 9 september 2024 het volgende beschreven staat in artikel 1 waardoor de opdracht werd gegund maar niet geplaatst:
Goedkeuring wordt verleend aan de opdracht “Renovatie kerkmuur Beert” dat wordt gegund aan de firma met de enige offerte (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde PHENIX GROUP BVBA, Ninoofsesteenweg 125 te 1670 Pepingen tegen het nagerekende offertebedrag van € 84.666,73 excl. btw of € 89.746,73 incl. 6% btw.
Gelet op de mail van 26/09/2024 en 07/10/2024 betreffende de aanvraag van het visum aan de financieel directeur.
Gelet op de mail van 17/10/2024 betreffende de weigering van het visum door de financieel directeur met volgende motivering:
De financieel directeur weigert een visum te verlenen aan de voorgenomen verbintenis, om volgende reden:
De gunning van de opdracht werd op 9/9/2024 reeds beslist door het College. Er werd geen verslag van nazicht van de offertes ter goedkeuring voorgelegd aan het College, alsook werd de info als motivering niet opgenomen in de gunningsbeslissing zelf.
“Gunningsverslag
De aanbesteder kan het volledige onderzoek van de offertes opnemen in een gunningsverslag. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes en desgevallend het verloop van de onderhandelingen.
Het gunningsverslag bevat volgende informatie:
Het opmaken van een gunningverslag is een goede bestuurlijke praktijk die kan aantonen dat het onderzoek van de offerte voldoende grondig is gebeurd en die er vooral moet voor zorgen dat de motivering van de gunning voldoende is uitgewerkt in rechte en in feite. Het gunningsverslag bevat de motivering voor de gunningsbeslissing en vormt dan ook een ondeelbaar geheel met deze gunningsbeslissing. Indien geen gunningsverslag wordt opgemaakt, moet bovenstaande informatie als motivering volledig worden opgenomen in de gunningsbeslissing zelf. “
Het verslag van nazicht werd niet ter goedkeuring, maar ook zelfs niet ter inzage gesteld bij de collegebeslissing (zit niet in bijlage echo beslissing 9/9/24).
Daarnaast valt op te merken dat het visum pas een maand na de gunning wordt aangevraagd, terwijl in de gunningsbeslissing een motief van hoogdringendheid wordt opgenomen.
Een maand later wordt een visum aangevraagd.
Het college heeft op datum van 22/10/2024 beslist om dit dossier conform artikel 267 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid te viseren. Het bestuur oordeelt dat de budgetten zijn voorzien en dat de marktbevraging in orde is. De opdracht werd nog niet geplaatst.
De uit te voeren werken zijn van dusdanige hoogdringendheid dat een weigering visum het lokaal patrimonium betreffende de kerkhofmuur te Beert niet ten goede komt.
De gemeenteraad dient kennis te nemen van de gemotiveerde beslissingen van het college betreffende de visering van het weigering visum door de financieel directeur.
Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van het geweigerd visum van de financieel directeur met betrekking tot het renovatie kerkmuur beert referentie 2024-LK24.
Artikel 2: De gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen betreffende het viseren op eigen verantwoordelijkheid conform artikel 267 van het decreet lokaal bestuur na weigering van het visum door de financieel directeur met betrekking tot de renovatie van de kerkmuur in Beert gezien de hoogdringendheid. In navolging van deze beslissing zal er worden overgegaan tot gunning van de opdracht via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking betreffende renovatie kerkmuur Beert.