Klacht dd. 31 maart 2024 vanwege de heer Peter Van Cutsem, raadslid, over het weigeren van inzage en het niet afleveren van documenten door het schepencollege, ontvangen bij het bestuur op 03 april 2024. Het bestuur heeft op 7 mei 2024 het antwoord ontvangen van de provinciegouverneur.
Decreet lokaal bestuur art. 287, 331, 332 en 333
Inhoud klacht:
Op 12/03/2024 (bijlage 1) heb ik een formeel verzoek ingediend bij het gemeentebestuur om een gedetailleerd overzicht te verkrijgen van de uitgaven sinds het begin van de huidige legislatuur aan de oude schoolgebouwen in Beert, inclusief de kosten met betrekking tot de uitbreiding van de lokalen.
Tot mijn grote verbazing werd mijn verzoek afgewezen door het schepencollege. Het argument dat het opstellen van dit overzicht te tijdrovend zou zijn voor de gemeentediensten, is in mijn ogen onaanvaardbaar. Het gemeentebestuur beschikt immers over geavanceerde software die dergelijke taken aanzienlijk zou moeten vereenvoudigen en versnellen. Daarnaast beweert het schepencollege dat alle kosten raadpleegbaar zijn via de lijsten van bestelbons en aanrekeningen, die aan de raadsleden worden verstrekt.
Hoewel deze lijsten sporadisch worden doorgestuurd, is het praktisch onmogelijk om op deze manier toegang te verkrijgen tot de benodigde informatie. Het doorzoeken van alle individuele pdf-bestanden is niet alleen inefficiënt, maar wordt ook bemoeilijkt doordat deze bestanden niet doorzoekbaar zijn vanwege hun gescande aard.
Aangezien deze documenten van cruciaal belang zijn voor het vervullen van mijn taken als gemeenteraadslid, heb ik op 21/03/2024 (bijlage 2) een tweede verzoek ingediend om kopieën te verkrijgen van de lijsten van bestelbons en aanrekeningen die betrekking hebben op het dossier, teneinde zelf een overzicht te kunnen maken. Ook dit verzoek werd echter afgewezen.
Antwoord vanuit het bestuur:
In het huishoudelijk reglement, artikel 11, (bijlage 1) is voorzien dat raadsleden het recht hebben op het stellen van schriftelijke vragen via de algemeen directeur. Het reglement stipuleert echter ook dat de opvraging geen opmaak van statistische gegevensbestanden kan impliceren. Een bestand met een gedetailleerd overzicht van de uitgaven sinds het begin van de legislatuur is geen bestand, dat aanwezig is bij de dienst. De concrete opvraging is van die aard dat opzoekingswerk noodzakelijk is. Daarenboven krijgen alle gemeenteraadsleden de goedgekeurde lijsten met bestelbons en aanrekeningen via mail toegezonden, waardoor de informatie op deze manier reeds raadpleegbaar is.
Beslissing van de gouverneur:
In casu geeft u aan dat er geen bestand bestaat met een gedetailleerd overzicht van de uitgaven sinds het begin van de legislatuur. Dit overzicht zou dus moeten worden aangemaakt door de gemeentelijke diensten. Ook de vraag om kopieën te krijgen van de lijsten en bestelbons en aanrekeningen die specifiek betrekking hebben op het dossier, impliceert dat er nog opzoekwerk moet verricht worden door de gemeentelijke diensten. De gemeenteraadsleden krijgen wel alle goedgekeurde lijsten met bestelbons en aanrekeningen via mail toegezonden.
Ik concludeer dat de klacht van de heer Van Cutsem ongegrond is en dat zijn inzagerecht als gemeenteraadslid niet werd geschonden. De heer Van Cutsem kan via de goedgekeurde lijsten met bestelbons en aanrekeningen eventueel zelf de informatie raadplegen en filteren.
Enig artikel: De gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van de gouverneur -Agentschap Binnenlands Bestuur- m.b.t. de klacht over de weigering van inzage.