Aanleiding
In uitvoering van de opdracht projectregie ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis' gelegen te Ninoofsesteenweg 116, 1670 Pepingen, worden de volgende documenten behandeld die werden overgemaakt door de projectcoördinator van Intercommunale Haviland op 23/04/2024:
- Gedetailleerde raming voor het project 'Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis'
- Volledig gebundeld en gestructureerd aanbestedingsdossier
Regelgeving
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 41, §1, 2° (het geraamde bedrag excl. btw overschrijdt de drempel van 750.000,00 € niet) en artikel 57;
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van Haviland zoals gepubliceerd in de bijlage bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019;
Reeds genomen beslissingen:
- De beslissing van het schepencollege van 20 april 2020 betreffende het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en Haviland Intercommunale IgSv (verder: “Haviland”) met betrekking tot een dienstverlening behoeftestudie voor bibliotheek, inhouse opdracht. Goedkeuring.
- De beslissing van het schepencollege van 13 juli 2020 betreffende addendum aan de samenwerkingsovereenkomst dienstverlening behoeftestudie bibliotheek, Trapstraat 7, 1674 Pepingen tussen de gemeente Pepingen en Haviland van 25 mei 2020 met een behoeftestudie voor het gemeentehuis.
- De beslissing van het schepencollege van 26 mei 2021 betreffende de behandeling van de vraag van de chiroleiding om het chirolokaal, gelegen in de Schoolstraat te 1673 Pepingen, aan te passen;
- De beslissing van het schepencollege van 7 juni 2021 betreffende de behandeling van de behoeftestudie gemeentehuis, opgemaakt door Haviland;
- De beslissing van het schepencollege van 14 juni 2021 betreffende het voorstel om de samenwerkingsovereenkomst met Haviland voor de opdracht projectregie voor het gemeentehuis en het chirolokaal ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
- De beslissing van de gemeenteraad van 29 juni 2021 betreffende afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en HAVILAND intercommunale IgSv met betrekking tot een dienstverlening projectregie gemeentehuis + Chirolokaal. In-house opdracht. Goedkeuring.
- De beslissing van het schepencollege van 12 juli 2021 betreffende het goedkeuren van een voorstel kredietverschuiving - Project omvormen bibliotheek en Administratief centrum uitbouwen.
- De beslissing van het schepencollege van 19 juli 2021 betreffende afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en HAVILAND intercommunale IgSv met betrekking tot een dienstverlening projectregie gemeentehuis + Chirolokaal. In-house opdracht. Tekenen van de overeenkomst.
- De beslissing van het schepencollege van 28 maart 2022 betreffende:" Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ en ‘Uitbreiding chirolokalen’ - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en kostprijsraming. Principebeslissing.
- De beslissing van de gemeenteraad van 27 april 2022 betreffende:" Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ en ‘Uitbreiding chirolokalen’ - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en kostprijsraming. Beslissing.
- De beslissing van het schepencollege van 1 augustus 2022 betreffende: "Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ en ‘Uitbreiding chirolokalen’ - PV van opening der inschrijvingen. Kennisname."
- De beslissing van het schepencollege van 3 januari 2023 betreffende "Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ en ‘Uitbreiding chirolokalen’ - Goedkeuring gunning. Beslissing.
- De beslissing van het schepencollege van 17 april 2023 betreffende: "Studieopdracht deelopdracht "Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" en deelopdracht "Uitbreiding chirolokaal. Kostprijsraming - Interne budgetverschuiving. Beslissing.
- De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende: "Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ - Voorontwerpstudie - Raming. Principebeslissing.
- De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende:" Studieopdracht deelopdracht "Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" en deelopdracht "Uitbreiding chirolokaal en gefaseerde reconversie verbindingsnieuwbouw site bibliotheek en CC Bellingen". Kostprijsraming - Interne budgetverschuiving. Aanpassing beslissing van 17 april 2023. Beslissing.
- De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende : "Studieopdracht verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" - voorontwerpstudie. Principebeslissing.
- De beslissing van de gemeenteraad van 30 mei 2023 betreffende : "Studieopdracht verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" - voorontwerpstudie - Raming. beslissing.
- De beslissing van het college van 23 oktober 2023 betreffende : : "Studieopdracht verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" - offerteaanvraag sloopopvolgingsplan inclusief asbestinventaris. Beslissing.
- De beslissing van het college van 05 februari 2024 betreffende de omgevingsvergunning 2023/00060 - Ninoofsesteenweg 116 - verbouwen en uitbreiden gemeentehuis.
- De beslissing van het college van 06 mei 2024 betreffende Studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis’ - Aanbestedingsdossier uitvoering werken - Goedkeuring lastvoorwaarden - gunningswijze - kostprijsraming. Principebeslissing.
Feiten en context
De ontwerpopdracht voor de opdracht "Verbouwing en uitbreiding verdieping GEMEENTEHUIS" werd gegund aan Peynsaertarchitecten bvba, Termurenlaan 21 te 9320 Erembodegem;
Alle documenten betreffende het aanbestedingsdossier betreffende studieopdracht ‘Verbouwing en uitbreiding GEMEENTEHUIS’, werden overgemaakt door architect W. Peynsaert op 23 februari 2024;
Een gedetailleerde raming voor het project alsook het volledig gebundeld en gestructureerd aanbestedingsdossier werd overgemaakt door Intercommunale Haviland op 23/04/2024 met volgende bijlagen :
- AB 1-Administratieve en contractuele bepalingen
- AB 2a-Techn. bepalingen ARCHITECTUUR
- AB 2b-Techn. bepalingen STABILITEIT
- AB 2c-Techn. bepalingen TECHNIEKEN
- AB 3-Techn. bepalingen BIJLAGEN (documenten omgevingsvergunning - plannen bestaande toestand - overige)
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 958.338,84 excl. B.T.W. of € 1.159.590,00 incl. 21% B.T.W.
Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van openbare procedure;
Financieel advies/visum
Visum
- Gelet op het visum van de financieel directeur van 13/7/2021 nr. 2021-LK 18. Studieopdracht projectleider Haviland Intercommunaal.
- Gelet op het visum van de financieel directeur van 30/12/2022 nr. 2022 - LK 28. Studieopdracht architect Peysnaert W.
De nodige kredieten voor deze opdracht zijn deels voorzien in het financieel meerjarenplan als volgt:
Gemeentehuis studiekost:
- ACT-7/0119-00/2140007/GEMEENTE/RVMW/IP-O/U/0 - Plannen en studies - Activa in aanbouw Herhuisvesting gemeente/OCMW
Beschikbaar krediet : 2024: € 92.193,91 waarvan er reeds een vastgelegd bedrag is van € 42.084,74
Gemeentehuis bouwkost:
- ACT-7/0119-00/2210007/GEMEENTE/RVMW/IP-O/U/O - Gebouwen-gemeensch goed - Activa in aanbouw -Herhuisvesting gem/OCMW
Beschikbaar krediet: de kredieten voor de bouwkost van het gemeentehuis werden geschrapt voor 2024-2025-2026.