Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

In uitvoering van de opdracht projectregie verbouwingswerken bibliotheek, gelegen te Trapstraat 7, 1674 Pepingen, worden de volgende documenten behandeld:

- mail W. Peynsaert - architect betreffende de plannen, daterende van 19 en 22-04-2023 - aangepaste raming - zie mail 11-05-2023.

Regelgeving

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van 215.000,00 € niet).

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van Haviland zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad op 21 november 2019.

Gelet op de reeds genomen beslissingen:

• De beslissing van het schepencollege van 20 april 2020 betreffende het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en Haviland Intercommunale IgSv (verder: “Haviland”) met betrekking tot een dienstverlening behoeftestudie voor bibliotheek, inhouse opdracht. Goedkeuring.
• De beslissing van het schepencollege van 13 juli 2020 betreffende addendum aan de samenwerkingsovereenkomst dienstverlening behoeftestudie bibliotheek, Trapstraat 7, 1674 Pepingen tussen de gemeente Pepingen en Haviland van 25 mei 2020 met een behoeftestudie voor het gemeentehuis.
• De beslissing van het schepencollege van 26 mei 2021 betreffende de behandeling van de vraag van de chiroleiding om het chirolokaal, gelegen in de Schoolstraat te 1673 Pepingen, aan te passen.
• De beslissing van het schepencollege van 21 juni 2021 betreffende de behandeling van de resultaten van de behoeftestudie bibliotheek, opgemaakt door Haviland.
• De beslissing van het schepencollege van 14 juni 2021 betreffende het voorstel om de samenwerkingsovereenkomst met Haviland voor de opdracht projectregie bibliotheek ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
• De beslissing van het schepencollege van 12 juni 2021 betreffende het voorstel om een interne kredietverschuiving goed te keuren voor het project bibliotheek.
• De beslissing van de gemeenteraad van 29 juni 2021 betreffende goedkeuring van het voorstel samenwerkingsovereenkomst met Haviland voor de opdracht projectregie bibliotheek.
• De beslissing van het schepencollege van 19 juli 2021 betreffende afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en Haviland intercommunale IgSv met betrekking tot een dienstverlening projectregie voor bibliotheek. In-house opdracht. Tekenen van de overeenkomst.
• De beslissing van het schepencollege van 10 januari 2022 betreffende HAVILAND - Dienstverlening projectregie voor verbouwingswerken bibliotheek. Prijsofferte opmaken digitale plannen.
• De beslissing van het schepencollege van 19 april 2022 betreffende principebeslissing Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing Site Bibliotheek' - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en kostprijsraming.
• De beslissing van het schepencollege van 13 juni 2022 betreffende Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing Site Bibliotheek’ - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en kostprijsraming. Principebeslissing.
• De beslissing van de gemeenteraad van 28 juni 2022 betreffende Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing Site Bibliotheek’ - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze (de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking) en kostprijsraming. Beslissing.
• De beslissing van het schepencollege van 16 november 2022 betreffende .Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing site bibliotheek’ - PV van opening der inschrijvingen - Beslissing.
• De beslissing van het schepencollege van 6 februari 2023 betreffende .Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing site bibliotheek’ - Goedkeuring gunning - Beslissing.

• De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende:"Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing SITE BIBLIOTHEEK & CC Bellingen’ - Voorontwerpstudie - Raming. Principebeslissing.

• De beslissing van het schepencollege van 15 mei 2023 betreffende:" Studieopdracht deelopdracht "Verbouwing en uitbreiding verdieping gemeentehuis" en deelopdracht "Uitbreiding chirolokaal en gefaseerde reconversie verbindingsnieuwbouw site bibliotheek en CC Bellingen". Kostprijsraming - Interne budgetverschuiving. Aanpassing beslissing van 17 april 2023. Beslissing.

Feiten en context

In het kader van de opdracht “Studieopdracht ‘Gefaseerde reconversie, verbindingsnieuwbouw en verbouwing SITE BIBLIOTHEEK’” werd er een bestek met nr. 10583/115000/ARCH opgesteld door Haviland - Cel Gemeentelijke Bouwwerken.

De uitgave voor deze opdracht werd geraamd op 107.900,74 € excl. btw of 130.559,90 € incl. 21% btw.

De studieopdracht werd gegund aan Peynsaertarchitecten bvba, Termurenlaan 21 te 9320 Erembodegem tegen een ereloonpercentage van 14%, voor uitvoering van de studieopdracht overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek met nr. 10583/115000/ARCH.

In overleg met het schepencollege en de stuurgroep werd een definitief voorontwerp en raming voorbereid door architect W. Peynsaert.

De raming van de bouwkost door architect W. Peynsaert op €1.492.353,33  excl. B.T.W. + €313.394,19 (21% B.T.W.) = €1.805.747,52 incl. B.T.W.

De raming van de studiekost voor architect W. Peynsaert bedraagt: 14% op €1.492.353,33= €208.929 excl. B.T.W of €252.804,19 incl. 21% B.T.W.

De raming voor de studiekost voor Haviland bedraagt in totaal: €68.227,99. excl.B.T.W. of €82.555,87 incl. B.T.W.

- De raming van de projectbegeleiding gegund aan Haviland Intercommunale bedraagt 3,25% degressief: €45.282,07.

- De raming van de veiligheidscoördinatie gegund aan Haviland Intercommunale bedraagt 1,50% degressief (-10%korting): € 16.806,18

- De raming EPB- en ventilatieverslaggeving gegund aan Haviland Intercommunale bedraagt 0,60% degressief (-15% korting): €6.139,75

De raming van de andere geraamde klevende kosten bedraagt: (sonderingen,n sloop- en asbestinventaris, overige onderzoeken/studies): €2.000 exclusief B.T.W. of €2.420 incl. B.T.W.

De raming van de nutsvoorzieningen €3.000 exclusief B.T.W. of €3.630 inclusief B.T.W.

Financieel advies/visum

Visum financieel directeur:

- Afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Pepingen en HAVILAND intercommunale IgSv (verder: ”Haviland”) met betrekking tot een de dienstverlening projectregie voor de bibliotheek van 13/7/2021 nr 2021-LK17.          

- aanstelling architect van 1/2/2023 nummer 2023-LK3 .

Budget

De volgende kredieten voor deze opdracht zijn deels voorzien in de meerjarenplanning of worden bij een eerstvolgende aanpassing voorzien als volgt:

 - PACT-16/0703-00/2140007/GEMEENTE/GR-IP-VT - Plannen en studies - Activa in aanbouw aanpassingswerken bib + CC Bellingen

Beschikbaar Krediet: 2022: €10.197,88 & in 2023: €159.802,12: verhogen met verhogen met €73.000 in 2023 (via interne budgetverschuiving) en €101.790,41 in 2024 (fin.via lening) = €334.592,53 incl. B.T.W.

 

 - PACT-16/0703-00/2210007/GEMEENTE/GR-IP-VT - Gebouwen-gemeensch goed - Activa in aanbouw aanpassingswerken bib + CC Bellingen

Beschikbaar krediet: 2023: €533.000 - €2024: €600.000 = €1.133.000: verhogen met €672.747,5 in 2025 = €1.805.747,52. Financiering via lening.