Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

Sinds februari 2022 werd Oekraïne geconfronteerd met een nietsontziende oorlog die in korte tijd een grote stroom aan vluchtelingen op gang gebracht
heeft. N.a.v. deze massale toestroom werd op 4 maart 2022 het uitvoeringsbesluit (2022/382) aangenomen dat bepaalt dat Oekraïense vluchtelingen het statuut van tijdelijk ontheemden krijgen.
De nood aan een structureel uitgebouwde opvangcapaciteit was bij aanvang van deze crisis dan ook bijzonder urgent. De Vlaamse Regering zette de nodige initiatieven op om voldoende opvangcapaciteit te organiseren en deed daarbij beroep op de slagkracht van de lokale besturen.

De huisvestingstool werd in het leven geroepen door de Vlaamse Overheid om vraag en aanbod te managen. 

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur

eGov-decreet van 18 juli 2008 (artikel 8)

Feiten en context

Agentschap Binnenlands Bestuur (hierna: ABB) en Wonen in Vlaanderen (hierna: WiV) hebben als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GEB” of data protection impact assessment “DPIA”) laten uitvoeren.
Rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de VHT, was een protocol noodzakelijk om conform de AVG wetgeving te handelen.
In het protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2), tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur uiteengezet.
Gegevensstroom 1 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de VHT naar het lokaal bestuur. Deze gegevens zijn afkomstig via de aanmeldingen op het portaal van de VHT.
Gegevensstroom 2 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de VHT.

Het modelprotocol werd voorgelegd aan de DPO, die een gunstig advies gaf, waarvan het college kennis nam op 02/10/2023.

Na het ingewonnen advies van de DPO's van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (ABB en WiV) werd het protocol ondertekend door de leidend ambtenaar van ABB.

Het lokaal bestuur heeft op 02/02/2024 de uitnodiging ontvangen om het definitieve protocol te ondertekenen.

Op voorstel van het schepencollege dd. 19/02/2024;