De toetreding van de gemeente Pepingen tot Jobpunt Vlaanderen - nieuwe naam sedert 2017 "Poolstok" (coöperatieve vennootschap) werd goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 25 april 2017 voor ondersteuning inzake het P&O beleid.
Via de raamovereenkomst organisatieontwikkeling en -beheersing, biedt Poolstok (lokale) overheden de mogelijkheid om tijdelijke operationele en beleidsmatige expertprofielen in te schakelen, onmiddellijk inzetbaar op diverse beleidsdomeinen.
Decreet lokaal bestuur meer bepaald artikel 40 en 41 betreffende de bevoegdheden
De opdrachten waarvoor de vennoten beroep doen op Poolstok moeten beschouwd worden als inhouse-opdrachten, waardoor deze buiten het toepassingsgebied vallen van de wetgeving overheidsopdrachten.
Poolstok treedt op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6°A en 7°A van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
Artikel 12 van Richtlijn 2014/24/EU werd uitgewerkt in artikel 30 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (inwerkingtreding 30 juni 2017) en omvat een regeling m.b.t. de toepassing van de inhouse-doctrine. Dit artikel 12 is getiteld ‘Overheidsopdrachten tussen entiteiten in de overheidssector’. In paragraaf 1 van dit artikel wordt ingegaan op de gevallen waarin een aanbestedende dienst een overheidsopdracht gunt aan een rechtspersoon die volledig door haarzelf gecontroleerd wordt. De relevante bepalingen zijn opgenomen in paragrafen 3 en 5 van art. 12 van Richtlijn 2014/24/EU.
Artikel 12 van Richtlijn 2014/24/EU, welk artikel overigens letterlijk werd overgenomen in artikel 30 van de nieuwe Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (inwerkingtreding 30 juni 2017), geeft een omvattende regeling opgenomen m.b.t. de toepassing van de inhouse-doctrine. Poolstok voldoet aan deze voorwaarden.
In paragraaf 1 van dit artikel wordt ingegaan op de gevallen waarin een aanbestedende dienst een overheidsopdracht gunt aan een rechtspersoon die volledig door haarzelf gecontroleerd wordt.
De relevante bepalingen zijn opgenomen in paragrafen 3 en 5 van art. 12 van Richtlijn 2014/24/EU. Toegepast op de opdrachten waarvoor de vennoten beroep doen op Poolstok moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn om van een inhouse-opdracht te kunnen spreken:
a) de vennoten moeten als ‘aanbestedende dienst’ kunnen beschouwd worden en moeten samen toezicht uitoefenen op Poolstok zoals op hun eigen diensten;
b) meer dan 80 % van de activiteiten van Poolstok moet de uitvoering behelzen van taken die haar zijn toegewezen door de vennoten of door andere, door de vennoten gecontroleerde rechtspersonen, en
c) er is geen directe participatie van privékapitaal in Poolstok, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wet- en regelgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.
‘Aanbestedende diensten’ worden in art. 2, § 1, 1. Richtlijn 2014/24/EU als volgt gedefinieerd:
“de staats-, regionale en lokale overheidsinstanties, publiekrechtelijke instellingen of samenwerkingsverbanden bestaande uit één of meer van deze overheidsinstanties of één of meer van deze publiekrechtelijke instellingen”
Al de vennoten van Poolstok voldoen momenteel aan deze definitie. Bij de aanvaarding van nieuwe vennoten wordt ook steeds nagegaan of zij eveneens aan deze definitie voldoen. Opdat voldaan zou zijn aan de voorwaarde dat de vennoten van Poolstok samen toezicht uitoefenen op Poolstok zoals op hun eigen diensten moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn (artikel 30, §3, tweede alinea, 1°, 2° en 3°):
i) de besluitvormingsorganen van Poolstok moeten samengesteld zijn uit vertegenwoordigers van alle vennoten; individuele vertegenwoordigers kunnen verscheidene of alle deelnemende aanbestedende diensten vertegenwoordigen;
ii) De vennoten zijn in staat gezamenlijk beslissende invloed uit te oefenen op de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van de gecontroleerde rechtspersoon, en
iii) Poolstok streeft geen belangen na die in strijd zijn met de belangen van de controlerende aanbestedende diensten.
De verhouding tussen Poolstok en haar vennoten voldoet aan alle voorwaarden van de inhouse-doctrine, zodat de opdrachten waarvoor de vennoten beroep doen op Poolstok als inhouse-opdrachten zijn te beschouwen die niet onderworpen zijn aan de wetgeving overheidsopdrachten.
De vennoten kunnen opdrachten, inzake P&O-dienstverlening aan Poolstok toevertrouwen zonder dat een voorafgaande aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd.
Omdat de nodige expertise ontbreekt bij het personeel wenst de gemeente gebruik te maken van de mogelijkheid om tijdelijk een beleidsmatig expertprofiel in te schakelen, als leidend ambtenaar voor de realisatie van 2 bouwprojecten opgenomen in het strategisch meerjarenplan, zijnde de realisatie van de Chirolokalen en van de bibliotheek met aanbouw administratief gebouw in het centrum van Pepingen.
De leidend ambtenaar staat in voor de administratieve opvolging en uitwerking van het project van de start tot de oplevering en bewaakt de procedures, de timing, het budget (ook de subsidiemogelijkheden) en de kwaliteit. Het expertprofiel is het aanspreekpunt voor de verschillende partijen en staat in voor het overleg met de partners.
Op voorstel van het schepencollege dd. 19 januari 2026;
Raming: € 70.000 (470 uren)
Budget voorzien op:
Aanvulling gevraagd per mail op 23/01/2026 door de algemeen directeur aan de gemeenteraad: om ten behoeve van de administratieve volledigheid het inhouse-principe waar Poolstok aan voldoet, en dat volledig in bijlage was toegevoegd, op te nemen in de notulen en het besluit beter te omschrijven.
De Voorzitter vraagt de stemming over deze aanvulling:
Goedgekeurd, met 8 stemmen voor (Luc Decrick, Peter Van Cutsem, Kristof De Cuyper, Hanneke Agneessens, Suzanne De Cort, Patrick Vanbellinghen, Marleen Pollé, Frieda Moriau), 6 stemmen tegen (Eddy Timmermans, Greta Cochez, Rudi Seghers, Sander Geerts, Lotte Van Cutsem, Johan Peetroons)
Artikel 1: De gemeente Pepingen geeft een inhouse-opdracht aan Poolstok voor de tijdelijke inschakeling van een beleidsmatig expertprofiel met als opdracht de projectregie voor de realisatie van 2 bouwprojecten opgenomen in het strategisch meerjarenplan, zijnde de realisatie van de Chirolokalen en van de bibliotheek met aanbouw administratief gebouw in het centrum van Pepingen en doet hiervoor beroep op het raamcontract ‘Organisatieontwikkeling en beheersing’– Bestek nr. PLSTK-2024/3-OO. De inzet wordt geraamd op €70. 000.
Artikel 2: Het college wordt belast met de uitvoering.